Política de Privacidad

1. Quiénes somos y alcance de esta política

SocialChat365 es una plataforma de software como servicio (SaaS) operada por TRACKEX S.A.S. que permite a las empresas atender en una bandeja compartida sus conversaciones de WhatsApp Business, Facebook Messenger e Instagram Direct, responder comentarios, publicar contenido en sus páginas de Facebook y cuentas profesionales de Instagram, gestionar contactos, campañas, citas, pedidos y cobros, y usar un asistente de inteligencia artificial opcional.

Esta política explica qué datos tratamos, para qué, con quién los compartimos, cuánto tiempo los conservamos y cómo puedes ejercer tus derechos. Aplica al sitio socialchat365.com, al panel del CRM (socialchat365.com/crm) y a la app de Meta SocialChat365.com (App ID 735385349040881).

TRACKEX S.A.S. es la entidad responsable de SocialChat365 y de cómo se tratan en la plataforma los datos obtenidos de Meta. Respecto de los datos de los clientes finales que escriben a una empresa, cada empresa cliente es responsable del tratamiento de esos datos y decide con qué fines los usa en su negocio, y TRACKEX S.A.S. actúa como encargado del tratamiento: los trata por cuenta de esa empresa y solo para prestarle el servicio.

2. Datos que tratamos

2.1 Datos de nuestros clientes y sus usuarios

• Al registrarse: nombre del negocio, nombre de la persona responsable, celular, correo electrónico y contraseña (guardada de forma irreversible, nunca en texto legible).
• Al pagar: RUC o cédula, razón social y dirección de facturación. Los datos de la tarjeta los recibe y protege directamente la pasarela de pagos; nosotros no los almacenamos.
• Usuarios del panel (administradores y agentes): nombre, correo, rol y registros de actividad necesarios para la seguridad de la cuenta.
• Contenido que el cliente carga: instrucciones del asistente de IA, documentos de su base de conocimiento, catálogo de productos, servicios y horarios.
• Registro de aceptación de los términos (fecha, hora, usuario e IP), registros de revisión de plantillas y campañas, y la prueba de consentimiento que el cliente nos entregue cuando se la pidamos.

2.2 Datos de las cuentas de Meta que el cliente conecta

• Nombre e identificador de la página de Facebook y del portafolio comercial seleccionado.
• Nombre de usuario, foto de perfil e identificador de la cuenta profesional de Instagram vinculada, y sus publicaciones.
• Número de WhatsApp Business conectado y su identificador.
• Tokens de acceso que el cliente autoriza y el identificador de la persona que hizo la conexión, necesarios para responder la cancelación de autorización y la eliminación de datos.

Solo recibimos datos de las páginas, cuentas y números que el cliente selecciona expresamente al conectar con Facebook.

2.3 Datos de los clientes finales que escriben a una empresa

• Nombre y foto de perfil, identificador en Facebook o Instagram, número de teléfono (WhatsApp).
• Contenido de los mensajes, comentarios y archivos adjuntos que la persona envía a la empresa, y las respuestas de la empresa.
• Datos que la propia persona entrega en la conversación para una cita, un pedido o un pago (por ejemplo, correo o comprobante de pago).

2.4 Datos técnicos

Dirección IP, tipo de navegador, fechas y horas de acceso y registros de errores del servidor, usados para seguridad, límites de uso y diagnóstico.

3. Para qué usamos los datos

• Mostrar los mensajes y comentarios en la bandeja del cliente y permitir que sus agentes respondan.
• Generar respuestas automáticas con IA cuando el cliente activa el asistente, siguiendo las instrucciones que él configura.
• Publicar en Facebook e Instagram el contenido que el cliente crea y aprueba.
• Gestionar contactos, campañas de WhatsApp, citas, pedidos y cobros del cliente.
• Administrar la cuenta: registro, verificación por correo, planes, facturación, avisos de uso y soporte.
• Proteger la plataforma: prevenir fraude, abuso, spam, accesos no autorizados y usos prohibidos por Meta, revisar plantillas y campañas, y atender alertas y requerimientos de Meta.

No usamos los datos para publicidad, no los vendemos y no creamos perfiles de los clientes finales para fines propios.

4. Base legal

• Ejecución del contrato con nuestro cliente, para prestar el servicio contratado.
• Instrucciones de la empresa cliente, para los datos de sus clientes finales, que la empresa trata con su propia base legal. La empresa cliente garantiza que informó a sus contactos y que cuenta con su consentimiento u otra base legal válida según la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, en particular para enviarles plantillas y campañas.
• Consentimiento, cuando el cliente acepta estos términos y autoriza el acceso a sus cuentas de Meta; puede retirarlo en cualquier momento desconectándolas.
• Obligación legal, por ejemplo para conservar la información tributaria.
• Interés legítimo, para la seguridad de la plataforma y la prevención de abusos.

5. Uso de datos de Meta

Solo accedemos a los datos de Facebook, Instagram y WhatsApp necesarios para el funcionamiento del CRM y los usamos únicamente para prestar el servicio a nuestro cliente. Cumplimos con las Condiciones de la Plataforma de Meta. En concreto:

• Mostramos las páginas y cuentas de Instagram que el cliente autorizó, para que elija cuáles conectar.
• Suscribimos las páginas conectadas a los webhooks de Meta para recibir mensajes y comentarios, y cancelamos la suscripción cuando el cliente las desconecta.
• Recibimos y respondemos mensajes de Messenger e Instagram Direct dentro de la ventana de 24 horas que permite Meta.
• Leemos las publicaciones y comentarios de las páginas y cuentas conectadas, y respondemos los comentarios.
• Publicamos en la página o cuenta del cliente solo el contenido que él crea y aprueba.

Los datos de Meta no se usan con fines publicitarios, no se venden ni se ceden a corredores de datos, y no se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial.

Si Meta emite una alerta o nos hace un requerimiento sobre el cumplimiento de sus políticas por parte de una cuenta conectada, podemos compartir con Meta la información mínima necesaria de esa cuenta y de sus envíos para responderlo.

6. Proveedores que procesan datos por cuenta nuestra

No compartimos datos con terceros para sus propios fines. Para prestar el servicio usamos estos proveedores, que procesan los datos solo por cuenta nuestra y bajo sus acuerdos de tratamiento de datos:

• Google LLC (Google Cloud Platform): alojamiento del servidor, bases de datos y almacenamiento de archivos.
• Anthropic PBC, OpenAI LLC y Google LLC (Gemini API): procesamiento del texto de los mensajes y comentarios para generar respuestas con inteligencia artificial, con el proveedor que elige cada cliente. OpenAI también se usa para indexar los documentos del cliente y los mensajes, de modo que el asistente encuentre la información relevante. Según sus condiciones de uso por API, estos proveedores no usan esos datos para entrenar sus modelos.
• OpenAI, Google (Gemini), Black Forest Labs e Higgsfield: generación de imágenes y videos para las publicaciones, a partir de las instrucciones del cliente.
• Zoho Corporation: envío de correos de la plataforma (verificación, avisos y resúmenes).
• PayPhone: procesamiento de pagos con tarjeta de la suscripción y de los cobros que el cliente genera desde el chat.
• Google LLC (Google Calendar): solo si el cliente conecta su calendario, para registrar las citas agendadas desde el chat.

Algunos de estos proveedores procesan datos fuera del Ecuador, principalmente en los Estados Unidos. Elegimos proveedores que ofrecen garantías contractuales y técnicas adecuadas para proteger los datos.

7. Inteligencia artificial

El asistente de IA es opcional y lo configura cada cliente. Responde con base en las instrucciones y documentos del cliente, y puede cometer errores. Los agentes humanos pueden tomar el control de cualquier conversación en cualquier momento; cuando un agente responde, la IA se pausa en esa conversación. No tomamos decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre las personas.

8. Seguridad

• Toda la comunicación viaja cifrada (HTTPS).
• Los tokens de acceso de Meta y otras credenciales se guardan cifrados, y cada llamada a Meta se firma con la clave secreta de la app.
• Los datos de cada cliente están separados de los demás, y el acceso dentro de un cliente depende del rol del usuario (administrador o agente).
• El acceso a los servidores está restringido al personal autorizado.

Si ocurre un incidente de seguridad que afecte datos personales, lo notificaremos a los clientes afectados y a la autoridad competente según la ley.

9. Retención y eliminación

• Conservamos los datos mientras la cuenta del cliente esté activa.
• Los archivos multimedia de las publicaciones se borran automáticamente a los 180 días.
• Si una cuenta de prueba termina sin contratar un plan, sus conexiones se desactivan y sus datos se eliminan a partir de los 60 días.
• Si el cliente cancela su cuenta o solicita su eliminación, borramos sus datos en un plazo máximo de 30 días.
• El registro de aceptación de los términos y los registros de cumplimiento se conservan mientras la cuenta esté activa y hasta 3 años después de cerrada, para atender reclamos.
• Conservamos solo lo que exige la ley, como la información de facturación, durante el plazo legal.

Si una persona elimina la aplicación SocialChat365.com desde su configuración de Facebook y solicita la eliminación de sus datos, Meta nos notifica y procesamos la solicitud de forma automática. Todas las opciones están en https://socialchat365.com/acercade/eliminacion-datos.html.

10. Tus derechos

De acuerdo con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador y, cuando aplique, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea, puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación y actualización, eliminación, oposición, portabilidad, suspensión del tratamiento y a no ser objeto de decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados.

Escríbenos a contacto@socialchat365.com indicando tu solicitud y un dato que nos permita identificarte. Responderemos en un plazo máximo de 15 días. Si eres cliente final de una empresa que usa SocialChat365, también puedes dirigir tu solicitud a esa empresa; nosotros la apoyaremos para atenderla. Si consideras que no atendimos tu solicitud, puedes presentar un reclamo ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales del Ecuador.

11. Solicitudes de autoridades públicas

TRACKEX S.A.S. solo entrega datos personales a autoridades públicas cuando existe una obligación legal válida. Toda solicitud se revisa para verificar su legalidad antes de responder; si se considera ilícita, excesiva o carente de fundamento, será impugnada por las vías legales disponibles. En caso de entrega, se divulga únicamente la información mínima necesaria para cumplir con la solicitud. Cada solicitud se documenta, incluyendo la respuesta otorgada, las partes involucradas y el razonamiento jurídico aplicado.

12. Cookies y almacenamiento local

El panel del CRM usa almacenamiento local del navegador solo para mantener tu sesión iniciada y tus preferencias. No usamos cookies publicitarias ni de seguimiento de terceros.

13. Menores de edad

SocialChat365 es un servicio para empresas y no está dirigido a menores de 18 años. Las cuentas solo pueden ser creadas por personas mayores de edad que representen a un negocio.

14. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política cuando cambie el servicio o la ley. Publicaremos la versión nueva en esta página con su fecha y, si el cambio es importante, avisaremos a los clientes por correo o en el panel.

15. Contacto

Para cualquier duda sobre privacidad, escríbenos a contacto@socialchat365.com o a TRACKEX S.A.S., Santa Rosa y Manuel Serrano, Machala, El Oro - Ecuador.